Privacyverklaring

BIT Automatisering hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens van onze klanten, zowel zakelijk B2B als particulier B2C, leveranciers en overige relaties.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. BIT Automatisering houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen en op basis van de volgende juridische grondslagen:

Dienstverlening & Uitvoering Overeenkomst: Voor het leveren van onze IT-diensten, hosting, VoIP, en reparaties.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
Administratie & Facturatie: Het afhandelen van betalingen en facturen.
Grondslag: Wettelijke verplichting (Belastingwetgeving).
Contact & Offertes: Om u te kunnen bellen of mailen indien dit nodig is voor onze dienstverlening en voor het uitbrengen van offertes.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang of uitvoering overeenkomst (pre-contractueel).
Licentiebeheer: Het aanvragen en beheren van softwarelicenties en garanties op hardware.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst die u bij ons afneemt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam, bedrijfsnaam en functietitel;
Adresgegevens (NAW);
Telefoonnummer en e-mailadres;
Geslacht en aanspreektitel (uitsluitend voor correcte aanhef);
Financiële gegevens zoals IBAN en betaalstatus;
Klant- en contractgegevens;
Inloggegevens (gebruikersnamen en versleuteld opgeslagen wachtwoorden);
IP-adressen, apparaatgegevens, systeem- en loggegevens;
Communicatiegegevens (e-mail, supporttickets).

Noot: Wij verwerken geen kopieën van identiteitsbewijzen of rijbewijzen, tenzij dit door een specifieke wettelijke verplichting strikt noodzakelijk is.

3. Verstrekking aan derden

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens alleen met andere partijen indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Denk hierbij aan partijen voor:

Hosting- en cloudproviders;
Domein- en certificaatregistrars;
Internet- en VoIP-dienstverleners;
Software- en licentieleveranciers;
Boekhouder of administratiekantoor;
Logistieke en pakketdiensten.

Met partijen die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

Doorgifte buiten de EU: Wij proberen gegevens zoveel mogelijk binnen de EER te houden. Indien wij gebruikmaken van leveranciers buiten de EER (zoals grote Amerikaanse cloudproviders), zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals een adequaatheidsbesluit (Data Privacy Framework) of EU-modelcontracten.

4. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Onze maatregelen omvatten onder andere:

Beveiliging van netwerkverbindingen via SSL (TLS);
Toegang tot onze systemen is beveiligd met sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, 2-factor authenticatie (2FA);
Gebruik van firewalls en actuele antivirus/antimalware software;
Logging en monitoring van systemen;
Logische en fysieke toegangsbeveiliging.

5. Bewaartermijnen

BIT Automatisering bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende termijnen:

Fiscale gegevens (facturen/offertes): 7 jaar (wettelijke bewaarplicht Belastingdienst).
Klantgegevens & Dossiers: Tot 2 jaar na beëindiging van de klantrelatie, tenzij langer noodzakelijk voor lopende garanties of licenties.
Licentie- en garantiedossiers: zolang de licentie of garantie loopt;
Systeemlogboeken: Maximaal 6 maanden, tenzij nodig voor onderzoek naar incidenten.

6. Minderjarigen

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij deze informatie.

7. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens;
Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
Recht op dataportabiliteit (gegevens overdragen);
Recht op beperking van de verwerking (tijdelijk stopzetten van gebruik gegevens);
Recht om verleende toestemming in te trekken.

U kunt een verzoek tot uitoefening van deze rechten sturen naar helpdesk@bit-automatisering.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om u te legitimeren.

8. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Contact